Abrechnung & PDF

Kostenarten nach § 2 BetrKV

• Fester Katalog der Nummern 1 bis 17; „sonstige Betriebskosten“ nur mit Bezeichnung, verbunden mit dem Hinweis, dass sie im Mietvertrag benannt sein müssen.
• Nicht umlagefähige Posten wie Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen, Bankgebühren oder Rücklagen weist Umlaga mit Begründung zurück.
• Beim Hauswart lässt sich der nicht umlagefähige Anteil für Reparatur- und Verwaltungsarbeiten herausrechnen.
• Kabelfernsehen: Seit dem 1. Juli 2024 sind die Grundgebühren für Wohnraum nicht mehr umlagefähig — Umlaga ordnet den Wohnraumanteil tagesgenau dem Vermieter zu.

Verteilerschlüssel

• Wohnfläche (Standard nach § 556a Abs. 1 BGB), Personen, Einheiten, Miteigentumsanteile oder erfasster Verbrauch — je Kostenart frei wählbar.
• Umlagegruppen: eine Position gilt nur für bestimmte Einheiten, etwa der Aufzug nur für die oberen Geschosse.
• Vorwegabzug als Betrag, Prozentsatz, Fläche oder nach Zähler, etwa für eine Gewerbeeinheit; beide Teile erscheinen mit ihrer Grundlage im Dokument.

Mieterwechsel, Leerstand und Vorauszahlungen

• Zeitanteil tagesgenau: Jedes Mietverhältnis trägt nur die Tage, an denen es im Abrechnungszeitraum bestand.
• Leerstand trägt der Vermieter. Bezugsgröße ist immer die volle Fläche aller Einheiten über den ganzen Zeitraum; Leerstandskosten werden nie auf die übrigen Mieter verschoben.
• Vorauszahlungen mit Gültigkeit je Mietverhältnis, Anpassungen ab Monatsbeginn; abgerechnet werden die tatsächlich geleisteten Zahlungen, sonst das Soll.
• Gewerbe: Positionen netto, Umsatzsteuer einmal auf die Nebenkosten-Nettosumme, Saldo brutto.

Das Dokument für den Mieter

Je Kostenart: Verteilerschlüssel, Gesamtmenge des Hauses, Ihr Anteil mit Zeitanteil, Gesamtkosten und Ihr Betrag. Heizung und Warmwasser mit Grund- und Verbrauchsanteil, Wasser und Abwasser getrennt, danach Vorauszahlungen und Saldo. Bei Wohnraum folgen der Hinweis auf die Einwendungsfrist und die Anlage „Bescheinigung nach § 35a EStG“ mit den Arbeitskostenanteilen haushaltsnaher Dienstleistungen. Interne Prüfhinweise gehen nur an Sie, nie ins Mieterdokument.

Fristen und Abschluss

• Abrechnungszeiträume höchstens zwölf Monate; Umlaga zeigt das Fristende nach § 556 Abs. 3 BGB und warnt zwei Monate vorher.
• Abgleich je Kostenart: Mieteranteile plus Vermieteranteil ergeben exakt die Gesamtkosten. Weicht es um mehr als einen Cent ab, wird nicht abgerechnet.
• Entwurf, abgeschlossen, versendet: Nach dem Abschluss sind die zugrunde liegenden Daten gesperrt.
• Einzel-PDF je Mietverhältnis oder alle Abrechnungen eines Hauses als ZIP.