Funktionen Belege & Texterkennung
Belege & Texterkennung
Die meiste Zeit einer Nebenkostenabrechnung steckt im Abtippen von Rechnungen. Umlaga liest Belege selbst aus — auf dem eigenen Server, ohne Texterkennungsdienst in der Cloud — und legt Ihnen die erkannten Werte zur Prüfung vor.
So läuft ein Beleg durch
- Sie laden eine Rechnung als PDF oder Scan hoch — entweder zu einer bestehenden Kostenposition oder zuerst als Beleg, aus dem dann eine neue Position entsteht.
- Hat das PDF eine Textebene, wird sie direkt gelesen. Erst wenn zu wenig Text vorhanden ist, startet die Texterkennung (Tesseract, Deutsch und Englisch).
- Umlaga schlägt Werte vor und zeigt für jeden an, wie sicher die Erkennung ist (hoch, mittel, niedrig).
- Sie übernehmen einzelne Werte, alle sicheren Werte auf einmal oder korrigieren von Hand.
Was erkannt wird
- Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
- Kundennummer, IBAN und Verwendungszweck
- Netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag
- ein Vorschlag für die Kostenart nach dem Katalog des § 2 BetrKV — etwa Wasser und Abwasser bei Stadtwerken, Müllbeseitigung bei Entsorgern oder Schornsteinreinigung
Dokumentenarchiv
Neben den Rechnungen nimmt Umlaga weitere Unterlagen auf und ordnet sie einem Haus oder einem Mieter zu: Baupläne, Anträge, Schriftverkehr, Verträge und Übergabeprotokolle. Dateinamen der Uploads werden nie als Speicherpfad verwendet; abgelegt wird in einem kontrollierten Verzeichnis.
Belegeinsicht vorbereitet
Mieter haben das Recht, die Belege zur Abrechnung einzusehen. Weil jede Position ihren Beleg trägt, liegen die Unterlagen bei einer Anfrage geordnet vor — und die Abrechnung selbst weist auf die Belegeinsicht hin.
Grenzen, die Sie kennen sollten
- Die Erkennung arbeitet heuristisch. Nicht jeder Rechnungsaufbau wird zuverlässig gelesen; die Vorschläge müssen geprüft werden.
- Sehr lange oder sehr große Scans werden begrenzt (Seitenzahl, Bildgröße, Bearbeitungszeit). Dann meldet Umlaga verständlich, dass der Beleg von Hand erfasst werden muss.
Häufige Fragen
Werden meine Rechnungen an einen Cloud-Dienst geschickt?
Nein. Textextraktion und Texterkennung laufen in einem eigenen Dienst auf demselben Server wie die Anwendung. Es gibt keine Anbindung an externe Texterkennungsdienste.
Übernimmt Umlaga erkannte Beträge automatisch?
Nein. Erkannte Werte sind Vorschläge. Erst wenn Sie einen Wert übernehmen, landet er in der Kostenposition.
Welche Dateien kann ich hochladen?
PDF-Dateien, sowohl mit Textebene als auch als Scan. Die Texterkennung verarbeitet in der Grundeinstellung bis zu zehn Seiten je Beleg.
Weitere Funktionen
Heizkosten & HeizkostenV
Grund- und Verbrauchskosten nach Heizkostenverordnung, mit Kürzungsrecht und Nutzerwechsel.
CO2-Kostenaufteilung
Stufenmodell nach CO2KostAufG: Einstufung, Vermieteranteil und Abzug in der Abrechnung.
Zähler & Shelly-Smartmeter
Zählerstände je Einheit mit Plausibilitätsprüfung, Smartmeter-Werte per Push.
Abrechnung & PDF
Formell ordnungsgemäße Abrechnung mit Verteilerschlüsseln, Mieterwechsel und Leerstand.
Versand & Verträge
Abrechnungen per E-Mail versenden, Mietverträge aus Klauselvorlagen erstellen.
- Geplant
Mieterzugang
Mieter sehen ihre eigenen Abrechnungen und Verträge — als Portal und App in Planung.