Ratgeber Frist der Nebenkostenabrechnung: zwölf Monate nach § 556 BGB
Frist der Nebenkostenabrechnung: zwölf Monate nach § 556 BGB
Wer die Abrechnung zu spät zustellt, verliert jede Nachforderung — auch wenn sie inhaltlich berechtigt ist. Wann die Frist beginnt, was „Zugang“ bedeutet und welche Fehler die Frist nicht retten.
· Redaktion Umlaga
Die Regel in einem Satz
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 1 und 2 BGB).
Beispiel: Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugegangen sein. Läuft der Zeitraum vom 1. Juli 2025 bis 30. Juni 2026, endet die Frist am 30. Juni 2027.
Was „jährlich“ bedeutet
Der Abrechnungszeitraum darf zwölf Monate nicht überschreiten. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen; viele Vermieter rechnen nach Heizperiode ab. Ein längerer Zeitraum — etwa 14 Monate, um auf das Kalenderjahr umzustellen — ist nicht zulässig. Kürzere Zeiträume sind beim Umstellen möglich; zu Teilabrechnungen ist der Vermieter aber nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).
Was bei Verspätung passiert
Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das ist eng auszulegen: Gemeint sind Umstände außerhalb seines Einflusses, etwa wenn ein Versorger seine Rechnung erst nach Fristablauf stellt. Arbeitsüberlastung, ein langsamer Messdienst ohne Nachfassen oder ein Urlaub genügen nicht.
Das betrifft nur die Nachzahlung. Ein Guthaben des Mieters bleibt geschuldet, gleich wann die Abrechnung kommt. Rechnet der Vermieter gar nicht ab, kann der Mieter die Abrechnung einfordern und laufende Vorauszahlungen zurückhalten.
Zugang statt Absendung
Die Abrechnung ist „mitgeteilt“, wenn sie dem Mieter zugegangen ist — also so in seinen Machtbereich gelangt ist, dass er sie unter gewöhnlichen Umständen zur Kenntnis nehmen kann. Den Zugang muss der Vermieter beweisen. Ein einfacher Brief und eine E-Mail sind schwer zu belegen. Wer erst in den letzten Tagen versendet, sollte einen nachweisbaren Weg wählen, etwa Einwurf mit Zeugen oder durch einen Boten.
Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist
Eine Abrechnung wahrt die Frist nur, wenn sie formell ordnungsgemäß ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören dazu mindestens:
- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
- die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
- die Berechnung des Anteils des Mieters und
- der Abzug seiner Vorauszahlungen.
Inhaltliche Fehler — eine falsche Fläche, eine nicht umlagefähige Position — machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam. Sie lassen sich korrigieren, die Frist bleibt gewahrt. Fehlt aber ein formeller Bestandteil, etwa weil der Verteilerschlüssel nicht erkennbar ist, gilt die Abrechnung als nicht erteilt.
Die Frist des Mieters
Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Es ist sinnvoll, in der Abrechnung auf diese Frist hinzuweisen.
Praktisch vorgehen
- Fristende für jedes Haus notieren und rechtzeitig Erinnerungen setzen.
- Fehlende Rechnungen von Versorgern und Messdiensten früh und nachweisbar anfordern.
- Die Abrechnung vor dem Versand auf die vier formellen Bestandteile prüfen.
- Den Zugang dokumentieren.
Quellen
- § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten (gesetze-im-internet.de)
- Zu den formellen Mindestangaben: BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15